Navigatie overslaan
Wilde eenden / Shutterstock

Zo organiseert u in 9 stappen een werkbezoek

Heeft u een goed idee voor uw gemeente en wilt u dit graag onder de aandacht brengen bij de lokale politiek? Dan kan het zinvol zijn om een werkbezoek te organiseren. Want wat werkt er nu beter dan in een informele sfeer te laten zién welk idee u heeft? Natuurlijk vraagt het wat organisatie, maar het is makkelijker dan u wellicht denkt. En wij helpen een handje: met deze 9 stappen organiseert u eenvoudig een werkbezoek in uw gemeente.

1) Bedenk of uw idee geschikt is voor een werkbezoek

Deze eerste stap is cruciaal. Een werkbezoek is niet altijd het geschikte middel. Bedenk dus of u uw idee visueel kunt maken. Kunt u letterlijk de hort op om te laten zien waarom uw plannen belangrijk zijn voor de gemeente? Het hoeft niet groot te zijn, zolang u maar iets kunt tonen dat de moeite waard is.

Zo heeft Vogelbescherming weleens een ‘bermbezoek’ georganiseerd, om te laten zien waarom ecologisch bermbeheer zo belangrijk is. Daarbij werd een wandeling gemaakt langs verschillende soort bermen, om zo aan te tonen wat ecologisch bermbeheer oplevert en wat er gebeurt als je dit niet doet. Ontzettend leuk en succesvol!

2) Maak een lijst met genodigden

Bedenk wie u moet overtuigen van uw idee. Wie moet hier uiteindelijk mee aan de slag? Dat kan een raadslid of wethouder zijn, die zich al eerder enthousiast heeft uitgelaten over uw plannen. Of juist een (kandidaat-)raadslid of wethouder die er nog niks vanaf weet. Het is in ieder geval belangrijk dat deze persoon raakvlak heeft met uw idee, bijvoorbeeld omdat het valt in zijn/haar portefeuille.

Daarnaast kan het ook slim zijn anderen uit te nodigen. Bijvoorbeeld een deskundige, die onafhankelijk kan toelichten waarom jouw plannen een goed idee zijn. Mocht je een raadslid uitnodigen, dan is het altijd goed om te vragen of er andere raadsleden of beleidsmedewerkers van de partij zijn die interesse hebben in het bezoek. U kunt er ook voor kiezen om alle raadsleden met de betreffende portefeuille uit te nodigen, bijvoorbeeld als het een heel nieuw idee betreft. Veel gemeentes hebben een commissie voor natuur en milieu, bestaande uit raadsleden van verschillende partijen.

3) Denk na over de timing

Een werkbezoek kan tiptop georganiseerd zijn, maar als de timing niet klopt dan is de kans groot dat uw idee in de la verdwijnt. Timing is key! Ga dus op zoek naar een ‘haakje’.

Organiseert u een werkbezoek voor een raadslid of een raadscommissie? Neem de raadsagenda dan onder de loep en kijk wanneer er een debat gepland staat waar uw idee ingebracht kan worden. Organiseer het werkbezoek dan ruim voor dat debat, zodat het raadslid nog tijd heeft de conclusies uit het werkbezoek mee te nemen in zijn/haar inbreng. Hou ook rekening met de fases richting de gemeenteraadsverkiezingen. Wil je hier meer over weten, lees dan ook vooral dit artikel.

Soms is de timing ook seizoensgebonden. Wilt u een ronde doen langs natuurvriendelijke oevers? Dan heeft het weinig zin om in de winter een werkbezoek te organiseren. Denk dus ook na over ‘het perfecte plaatje’!

Gierzwaluw / Elwin van der Kolk

4) Kies de ideale locatie

Het organiseren van een werkbezoek biedt de kans om anderen te laten zién wat uw idee is. Heeft uw plan betrekking op het stadspark? Bedenk dan een leuke route door het park. Gaat het over natuurvriendelijke oevers? Neem de genodigden op sleeptouw langs verschillende typen oevers. Bedenk dat het voor politici fijn is om een helder beeld te krijgen van wat u in gedachten heeft. Dat kunnen ze vervolgens meenemen in hun inbreng. Bovendien is een werkbezoek in de buitenlucht een stuk leuker dan ergens in een vergaderzaaltje! Het biedt ruimte voor conversaties in een informele sfeer en maakt veel meer indruk.

5) Zorg voor een afwisselend programma

Lokale politici zijn vaak druk, dus stel een programma op dat niet langer dan twee uur duurt. Denk vooraf na over de opzet; waar spreken jullie af? Is er bij aankomst nog tijd voor koffie en thee, of misschien achteraf? Wie wilt u allemaal aan het woord laten? Wordt er tussendoor gewandeld, of is er één locatie? Bedenk: mensen vinden het altijd leuker om de ervaring te horen van een enthousiaste vrijwilliger dan dat ze luisteren naar een theoretisch verhaal van een directeur.

Het leuke is dat er verder geen regels zijn waaraan het programma moet voldoen. Het belangrijkste is dat de genodigden een goed beeld krijgen van uw idee en dat er voldoende tijd is om hierover gezamenlijk in gesprek te gaan. Vraag degenen die u uitnodigt ook altijd of er dingen zijn die zij graag zouden willen zien of horen tijdens het bezoek.

6) Stel een uitnodiging op

Vervolgens is het tijd om een uitnodiging op te stellen en deze te versturen. De uitnodiging moet in ieder geval het volgende bevatten:

  • Wie u bent
  • Wat de aanleiding is voor het werkbezoek (noem hier ook zeker het ‘haakje’)
  • Waarom u die betreffende persoon uitnodigt
  • Wat het programma is
  • De datum, tijd en locatie
  • Tips voor het bezoek, bijvoorbeeld om een verrekijker of wandelschoenen mee te nemen
  • Uw contactgegevens voor vragen

Stuur de uitnodiging op tijd op, maar niet té vroeg. Ongeveer drie/vier weken voorafgaand aan het werkbezoek is ruim op tijd. Als u nog geen reactie ontvangen heeft, kunt u na circa anderhalve week nog eens een herinnering sturen. Mocht de genodigde niet op het door u voorgestelde moment kunnen maar wel enthousiast zijn, stel u dan flexibel op en kom met een nieuw datumvoorstel.

7) Zet (sociale) media in

Het kan leuk zijn om lokale media in te lichten over uw werkbezoek. Hiermee genereert u zowel aandacht voor uw idee als voor de lokale politicus die u uitnodigt. Politici zijn altijd op zoek naar manieren om zich te profileren en daar hoort media-aandacht ook bij. Mocht het niet lukken om lokale media zover te krijgen, dan kunt u de buitenwereld informeren over uw werkbezoek door middel van sociale media. Plaats bijvoorbeeld een foto van het werkbezoek op Twitter, waarin u de genodigden tagt en uw idee in twee zinnen uitlegt. Dit bericht kan weer door anderen gedeeld worden. Vergeet niet een passende hashtag te bedenken en vooraf even toestemming te vragen aan de genodigden!

Tuinvogel paraplu

8) Maak er een leuk bezoek van!

Nu alle voorbereidingen getroffen zijn, wordt het tijd voor het werkbezoek zelf. Het kan erg effectief zijn om iets tastbaars mee te nemen om uit te delen tijdens het werkbezoek. Bijvoorbeeld een flyer met een aantrekkelijk beeld en de belangrijkste punten van uw idee. Hou het kort en bondig. Vergeet dan niet om ook uw contactgegevens op te vermelden.. Verder is het slim om van tevoren even de weersverwachtingen te bekijken. Is er slecht weer op komst? Denk dan alvast na over een mogelijke plek om te schuilen, of neem paraplu’s mee (ook voor de gasten!). Tijdens het werkbezoek is het handig om af te trappen met een voorstelrondje, voordat het officiële programma begint. Tot slot, wellicht het belangrijkste: maak er een leuk bezoek van!

9) Onderhoud contact na het werkbezoek

Nadat uw werkbezoek heeft plaatsgevonden, is het zaak om de lijntjes kort te houden met de lokale politicus. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld een bedankmail te sturen. Naast een waardering voor hun komst, biedt dit de kans om uw idee nog eens op de mail te zetten. Wellicht heeft u aanvullende informatie die nog nuttig is. Of heeft u een kort verslagje met een foto die u wilt delen. Daarnaast is het van groot belang om een afspraak te maken over de vervolgstappen. Idealiter doet u dit tijdens het werkbezoek; in de mail kunt u hier dan op terugkomen. Hoe gaat het nu verder met uw idee? Kunt u de lokale politicus nog ergens mee helpen? Is het wellicht handig een vervolgafspraak te maken? Dit kan natuurlijk ook telefonisch.

Wees niet teleurgesteld als het vervolgens even duurt voordat u reactie krijgt, of als de politicus niet direct aan de slag kan met uw idee. Het belangrijkste is dat uw idee goed is overgekomen. En vergeet niet: lobbyen is (soms) een zaak van een lange adem!

Factsheets stadsvogels

Vogelbescherming heeft een reeks factsheets over stadsvogels gepubliceerd voor gemeenten, bedrijven, bouwers, bewoners en andere betrokkenen.

download pdf's

Stadsvogeltuin-pakket

Hoe groot je tuin ook is, je kunt altijd de vogels helpen. Om je op weg te helpen hebben we een stadsvogeltuin-pakket samengesteld, gebaseerd op de 3 V’s: Voedsel, Voortplanting en Veiligheid. In een handomdraai vogelgeluk in jouw stadstuin!

Naar het pakket